Som bekendt er processerne ved valg af nye virksomhedsløsninger omfattende – særligt krævende er valget af et nyt Business Intelligence (BI)-værktøj som gerne skal møde alle ansattes behov, i tillæg til at være godt integreret med ERP-systemet.
Uanset om det er Visma Business, Visma.net, MS Dynamics-, AX- eller NAV- gælder det om at finde BI-løsningen som giver dig optimal styring – og det er en omstændelig proces.
Ofte gennemføres der flere salgs-pitches og demoer fra forskellige BI-leverandører, som gerne præsenteres for flere led i selskabet. Det kræver både tid, penge og energi. Så hvilke faktorer bør vægtes i denne proces?
Ved at finde nøglefaktorer, som er afgørende for at dit selskab skal lykkes med sin strategi, kan du lettere pejle ud hvilke BI-løsninger som imødekommer dine behov og dermed bidrager til merværdi for selskabet.
Med denne artikel prøver vi altså at kortlægge de vigtigste faktorer og spørgsmål som du bør stille, før du køber ny BI-løsning.
Ved valg af BI-løsning er gode fagkundskaber og erfaring hos leverandøren vigtigt. Det at få rigtig og god hjælp når du har behov for det, kan være en kritisk succesfaktor.
For at få bedre indsigt i kundehåndtering og fagkompetence kan du undersøge leverandørens supportside og kundeforum. Du kan også tage kontakt med BI-leverandøren direkte og bede dem skitsere et forslag til, hvordan de kan bidrage til at dit selskab når sine mål. Dette kan give en god indikation på, om BI-løsningen indeholder produkter som bidrager til øget performance management (ydelsesstyring) for dig. Når det gælder kundeerfaringer er det en rigtig god måde at indhente troværdig og pålidelig information på. Det at drage nytte af andres erfaringer er guld værd.
Når du har foretaget en sådan enkel analyse af hvilken BI-leverandør som bedst imødekommer dine behov når det gælder viden og erfaring, kan næste skridt være at finde ud af hvor brugervenlige løsningerne som tilbydes er.
For at få optimal udnyttelse af BI-løsningen er brugervenlighed også en afgørende faktor. Det er vigtigt, at ansatte forstår, hvordan de skal manøvrere i produkterne, og at funktionaliteten opleves som intuitiv. Hvis sidstnævnte ikke er tilfældet, kan det hindre aktivt brug, og løsningens potentiale kommer aldrig frem.
For at afgøre brugervenligheden kan en evaluering af hvor lang tid det tager «at komme ordentligt i gang» med løsningen være en god indikator. Hvor lang tid det tager kan være meget forskelligt fra system til system – kræves der en omfattende installation med meget ekstern hjælp? Eller er installation noget du enkelt kan gøre og forstå på egen hånd? Efter at installationen er fuldført, hvad skal der så til før I får udnyttet løsningen? Tilbydes der et sæt af færdige rapporter og budgetter så I med det samme er «oppe og køre»? Hvor krævende er det at skræddersy egne rapporter/budgetter? Dette er spørgsmål som giver en god indikation på, hvor ressourcekrævende systemet du vælger er.
Ligesom brugervenlighed er også pris en central faktor. For mange kan prisen for BI-løsningen blive afgørende, hvis midlerne man har til rådighed er begrænsede.
Når det gælder pris er der ofte en stor variation mellem de forskellige BI-leverandører. Det kan derfor være svært at foretage en grundig research her. Det som indledningsvis ser billigt ud, kan ende op med at blive en dyr investering afhængig af prissætningen – fast pris, månedlig afgift, udgifter til vedligeholdelse, pris pr. bruger, etc. Hvis der tages betalt pr. bruger, og du skal have mange brugere i systemet, kan det betale sig at vælge en leverandør som tilbyder en noget højere fast pris, som betales én gang. At kortlægge hvor mange produkter i leverandørens produktportefølje I har behov for, kan også få stor indvirkning på totalprisen.
Spørgsmålene ovenfor giver dig et godt udgangspunkt for at få overblik over det totale prisbillede.
Der findes utallige faktorer og spørgsmål at tage hensyn til for at afdække hvilken BI-løsning som bedst imødekommer dine behov. Vi håber at denne artikel har givet dig nogle forslag til, hvor du kan starte processen. Gode fagkundskaber, erfaring, brugervenlighed og prissætning er faktorer, vi tror er særligt vigtige at tage hensyn til.
Er det rapportering og/eller budgettering vi ønsker? Er gode analysemuligheder i form af grafiske fremstillinger vigtigt for os? Bidrager enkel publicering af rapporter og budgetter til øget værdi? Implementeringstiden er også noget som bør vurderes – hvor enkel anslår vi implementeringsfasen at være? Ønsker vi i forhold til dataintegration at løsningen skal køre live på ERP-systemet eller i skyen? Har vi kun behov for ét produkt eller ville en komplet produktportefølje være mere nyttig?
Amesto Solutions er eksperter i rapportering og integration med Visma Business, og vi hjælper dig gerne med at besvare disse spørgsmål, så du kan få en optimal BI-løsning til rapportering, budgettering og analyse.