De 5 almindeligste problemer ved implementering af nyt ERP-system

1. SYSTEMET PASSER IKKE TIL VIRKSOMHEDEN

Det er helt afgørende, at virksomheden laver et grundigt forarbejde og vælger det rette ERP-system for at implementeringen skal lykkes. Leverandøren I vælger vil blive en meget vigtig samarbejdspartner i den kommende tid, så find en med erfaring fra branchen og som forstår jeres forretningsbehov. Dette vil øge sandsynligheden for, at I får succes med implementeringen og sikrer, at løsningen faktisk bliver brugt.

Tænk også langsigtet - måske I skulle overveje en cloud-løsning? Dette vil give jer et fleksibelt og sikkert system, som både er miljøvenligt og vil spare jer for IT-omkostninger.

2. PROJEKTTEAMET ER TILFÆLDIGT SAMMENSAT

Efter I har engageret ledelsen og sikret opbakning på øverste niveau, skal fokus rettes mod slutbrugeren. Dette er vigtigt for at få accept af systemet internt i organisationen. Vær omhyggelige med at sammensætte teamet, der er ansvarlig for ERP-projektet. Selvom det er den øverste ledelsesgruppe, der skal sikre nødvendigt budget og ressourcer, er det medarbejderne i de forskellige afdelinger, der i sidste ende vil være brugerne af systemet. Mellemledere og repræsentanter fra forskellige forretningsområder skal derfor inkluderes, så daglige udfordringer, faktiske opgaver og arbejdsgange tages i betragtning. Ellers er der risiko for at overse vigtige behov, og i værste fald risikerer I at gøre hverdagen enklere for nogle, mens den bliver mere kompleks for andre.

3. SYSTEMET BLIVER IKKE taget i brug

Implementeringen af ERP-systemet kan kun betragtes som vellykket, når systemet bliver brugt som en naturlig del af medarbejdernes daglige arbejde. Det sker dog ikke fra den ene dag til den anden. Medarbejdere har meget forskellige holdninger til forandringer, og nogle tøver med at tage ny teknologi i brug. Elementer, der kan være i vejen, inkluderer:

•  manglende forandringsledelse og intern kommunikation

•  for store forandringer, for hurtigt

•  ikke nok tid og ressourcer til uddannelse

•  implementering i en travl periode

•  ERP-systemet er ikke testet grundigt nok på forhånd

Det er vigtigt at forberede medarbejderne på de kommende ændringer og informere dem løbende om processen. Udover at fortælle, hvad virksomheden selv vil få ud af ændringen, er det mindst lige så vigtigt at vise, hvilke fordele ERP-systemet vil give den enkelte, og hvordan det vil gøre hverdagen enklere. Husk også, at nogle har brug for mere tid til at lære nye systemer end andre. Sæt god tid af, så flertallet får tid til at blive fortrolige med funktionaliteten, inden I fortsætter - at gennemføre implementeringen i en travl periode op til jul er sjældent en god idé! For nogle virksomheder er det mest effektivt at implementere alle moduler i systemet på én gang, mens andre kan finde det nyttigt at implementere forskellige moduler gradvist for at undgå at overvælde medarbejderne. Giv dem chancen for at vænne sig til brugerfladen, før det rulles ud. Men sørg for at systemet er testet grundigt, så systemfejl ikke øger eventuel modstand.

4. DER ER FOR MANGE SYSTEMTILPASNINGER

ERP-systemer byder på mange muligheder, og det er let at komme til at bruge for mange penge, hvis man bliver fortabt i den jungle af funktionaliteter, der er tilgængelige på markedet. Både for brugernes og budgettets skyld er det klogt at have en "must-have" tilgang frem for en "nice-to-have" tilgang. Lav en oversigt over eksisterende arbejdsgange og vurder, om systemet skal tilpasses jer, eller om der er eksisterende arbejdsprocesser i virksomheden, der kan effektiviseres ved at lave interne tilpasninger. Mange ERP-systemer har gode integrationsegenskaber med eksisterende software i dag, men overvej altid, om dette virkelig er nødvendigt, og om I vil drage fordel af det, eller om det tværtimod vil have en negativ indvirkning på arbejdsflowet. Integrationer, der kræver store specialtilpasninger, giver ikke altid tilstrækkelige gevinster til at retfærdiggøre omkostningerne.

5. BUDGETTET ER IKKE STORT NOK

Et ERP-system er en stor investering. Udover systemets omkostninger skal I have et realistisk skøn over antallet af arbejdstimer, processen vil tage i planlægningsfasen, samt tab af arbejdskapacitet, mens implementeringen foregår. Husk, at selve opstarten også vil tage tid, så sørg for at frigive ressourcer i god tid, også efter at selve projektfasen er afsluttet. Berørte medarbejdere behøver nødvendig støtte i en opfølgningsperiode for at blive fortrolige med at bruge systemet i hverdagen. Hvis implementeringen er en succes, vil man på længere sigt tjene dette ind i form af mindre administration og mere effektiv arbejdsflow - men dette vil ikke nødvendigvis være synligt i det nuværende budget.

Amesto Solutions samarbejder med leverandører, der tilbyder en række avancerede brancheløsninger inden for ERP. Bestil en demo i dag og find ud af, hvilke gevinster I kan opnå