Hvad skal du tænke på når forskellige systemer interagerer?
Forskellige it-systemer har forskellige oprindelser. Oprindeligt var de hver især beregnet til at løse et bestemt sæt opgaver, ofte inden for et fagområde. Dette fører til, at det virkelighedsbillede, som systemet forsøger at beskrive, er stærkt påvirket af dets specifikke emneområde. Når du forbinder forskellige systemer, betyder det ofte, at du ønsker at få nye funktioner til det system, du føler dig mest komfortabel med. Ofte med den konsekvens, at dette system strækker sig langt ud over dets tilsigtede grænser. Derfor giver det undertiden mening at prøve at nulstille fra dette og prøve at se dette på en helt ny måde.
ET IT-SYSTEMS HOVEDOPGAVE
Et it-systems vigtigste opgave kan beskrives som styring og ikke mindst behandling af oplysninger. Derfor skal du placere en funktion eller opgave, hvor den behandles på den bedst mulige måde. Samtidig sker det, at systemerne på visse områder har brug for de samme informationer. Det er for disse punkter, du skal overveje integrationer. Her er det imidlertid vigtigt at skelne mellem samtidig information og identisk information. Hvis du ikke gør det, bliver integrationerne hurtigt for omfattende og for komplicerede.
CRM-SYSTEMET ER BEDST TIL KONTAKTER
Et CRM-system er bedst til at styre og forædle kategorier og processer omkring kontakter. Det holder styr på, hvem der er hvem og hvilket forhold du som virksomhed har til dem. Det holder styr på, hvilke kontaktpunkter du har med kontakten, og hvilke processer du har / har haft. Dette er alt fra korrespondance- og salgsprocesser til marketingkampagner og support-sager. Samtidig er det fordelagtigt at have adgang til økonomiske data om kunden. Men så er vi allerede flyttet ind i ERP-systemets domæne.
ERP-SYSTEM STILLE KRAV TIL NØJAGTIGHED OG ORDEN
Kernen i ERP-systemet er behandlingen af ordrer, fakturaer, lønninger og at sætte dette i dets forskellige dimensioner. Her er der en meget større efterspørgsel efter orden og nøjagtighed. Mellem disse systemer er det ofte kunden, leverandøren og projektet, der er fællesnævneren. Men ofte skal kun "Navn og nummer" overføres.
Et eksempel: I CRM-systemet, er det hvor du kan MØDE kontakten, som er vigtigt. I ERP-systemet, er det hvor du kan LEVERE en faktura eller varer, som er det vigtigste, ud over den MÅDE hvorpå der kan leveres. Så hvorfor fortsætte med at sende adresseoplysninger mellem systemerne, når de bruges på så forskellige måder? Vi er således tilbage til et punkt, hvor vi kun opretter forbindelser mellem systemerne og derefter lader hvert system behandle data på sin egen måde. Dette link vil ofte være kundenummer, leverandørnummer eller projektnummer. Når der er oprettet en forbindelse mellem systemerne, vil det være muligt at opsætte løsninger, hvor du har INSIGT mellem de forskellige systemer. Derefter vil du være i stand til at sidde i CRM-systemet for at se en økonomisk oversigt over kontaktpersonen eller projektet.
På samme måde bør timeregistrering og rejseregninger løses i egne specialiserede systemer. Her er der tale om data, der er underlagt visse regler (som undertiden ændres). Behandlingen af denne information bør derfor ske fra specialiserede systemer og ikke ved hjælp af specialløsninger i et system, der ikke er beregnet til denne opgave. Fra CRM-systemet er disse sjældent af anden interesse end via den økonomiske oversigt over kontakten eller projektet.
Selv ordrestyring bør følge dette princip. Ved opsætning af ordrer er du ofte afhængig af at være i stand til at få priser baseret på kunde / marked / mængde / tid. Dette håndteres bedst i ERP-systemet. Det ideelle ville være at kunne arbejde direkte i ERP-systemet med ordrelinierne. Således ville grundlaget være på det rigtige sted, klar til fakturering, når tiden kommer. Set fra en bruger i CRM-systemet ses dette som ikke særligt brugervenligt at skulle bruge to vidt forskellige systemer. Men hvis du kunne arbejde direkte med ERP-systemet fra CRM-systemet, ville dette argument forsvinde.
SPECIALISEREDE RAPPORTERINGSLØSNINGER
Samling af data fra forskellige systemer løses bedst ved hjælp af specialiserede rapporteringsløsninger. Disse henter data fra forskellige kilder, samler dem og viser dem, hvor det er mest passende. For den almindelige bruger skal dette være så integreret, at han ikke har nogen relation til rapporterne, der præsenteres i et separat system. Direkte adgang til rapporteringssystemet vil i vid udstrækning være forbeholdt dem, der analyserer data i større skala.
KONKLUSIONEN ER DERFOR SOM FØLGER:
Brug de forskellige systemer til det, de er designet til. Se data mellem systemer, men begræns dataoverførsel. Lad hvert system behandle data til dets anvendelse.
For CRM-systemet betyder dette, at systemet skal være et center for kontaktoplysninger. Systemets hovedopgaver er at dokumentere, hvad der sker, kategorisere kontakter og udføre processer mod disse kontakter. For at opnå dette på den bedst mulige måde er det nødvendigt at give indsigt i tilstødende systemer på den mest enkle måde. Kun på denne måde kan du sidde med den bedst mulige information om den person, du interagerer med, og vide, hvordan du skal handle for at udføre dine opgaver for virksomheden på bedst mulig måde.
