Hvordan får jeg ledelsen med på et nyt forretningssystem?
Sidder du fast i mange manuelle processer og skal bruge meget af din tid på repetitive ekspeditionsopgaver?
Med et marked, der konstant udvikler sig, og hvor ændringer sker hurtigt, kræves det ar din virksomheds forretningsløsninger er fleksibilile og tilgængelige. Mange af de virksomheder, der kontakter os, mangler god systemsupport og har mange tidskrævende manuelle processer. Efterspørgslen efter nemt at kunne producere rapporter og dokumenter for at få et godt overblik over forretningen er konstant stigende.
1. Identificer tidskrævende flows/arbejdsopgaver
Start med at gennemgå de tidskrævende processer, som du og dine kollegaer har, og beregn hvor meget tid I bruger på de enkelte processer.
Et moderne system skal hjælpe dig med at automatisere og strømline mange af de sædvanlige flows. Her er nogle eksempler på flows mange af vores kunder har brugt meget tid på, inden de skiftede til Visma.net:
- Kontoafstemning mod bank
- Afskrivninger og periodiseringer
- Fakturering af tid
- Fakturering af leverede ordrer
- Styring af leverandørfakturaer, digitalt og med automatisering omkring flowet
- Afstemning af betalinger
- Feedback fra banken vedrørende betaling og bogføring af disse
- Leverandørfakturaer knyttet til indkøb
- Tids- og projektrapportering
- Oprettelse af momsrapport
- Oprettelse af rapportmateriale til analyse og opfølgning
- Indkøbsforslag
- Processer vedrørende lagre og logistik (scanning, flere lagre, håndtering af restordrer, styring af direkte leverancer, varelager mv.)
2. Omregn tid til penge
Hvor meget tid kunne der spares på at automatisere de flows, du identificerede i punkt 1?
Konverter tid til penge baseret på de lønomkostninger, I har.
3. Beregn ROI (Return on Investment)
Ud over den tidsbesparelse, du omregnede til penge i punkt to, skal du se på den omkostning I har i forhold til jeres nuværende løsning. Glem ikke omkostninger til intern IT, mulige opgraderinger, omkostninger til at sikre, at der ikke er sikkerhedsrisici, licens- og supportomkostninger m.v.
Moderne cloud-baserede forretningssystemer er prissat med et månedligt licensgebyr. Det skal du selvfølgelig have med i dine beregninger. I en cloud-baseret løsning er drift, backup, opgraderinger, udvikling og vedligeholdelse inkluderet i prisen. Derfor er det vigtigt, at disse dele også indgår fra den nuværende løsning. Her er det nemt at glemme den tid og penge, du bruger på selv at håndtere eventuelle problemer, som du ofte har knyttet til dit system på din egen server.
- Og husk også den tidsbesparelse du fandt og beregnde i punkt to.
4. Book nu møde med ledelsen
Nu har du skabt et godt grundlag at præsentere en systemænding for ledelsen: Book nu et første møde og fortæl om dine konklusioner - og skulle du have behov for hjælp med gode use-cases, så står vi selvfølgekig til rådighed.
