Efter at en kunde har truffet beslutning om leverandør af virksomhedens nye økonomisystem, tager implementeringen sin begyndelse. Jeg vil her give en kort introduktion til de forskellige faser i implementeringen.
Når købsprocessen er afsluttet, starter den spændende rejse med implementering af det nye forretningssystem. Implementeringstiden er afhængig af kompleksiteten i kundens forretning. Dette kan være alt fra antallet af virksomheder til antallet af integrationer, til interne forretningsprocesser som f.eks., logistik. Tidsmæssigt tager en implementering af Visma.net omkring 3-6 måneder fra projektopstart til projektafslutning.
Er du interesseret i at kende det typiske omkostningsniveau for implementering af ERP-kan du her læse om, hvad koster det at implementere Visma.net?
Inden projektopstart har virksomheden som udgangspunkt udarbejdet en kravspecifikation. Efter signering af aftalen, overdrager salgsteamet information om løsningsforslag, behov og flows, der dukkede op under købsprocessen til forretningskonsulenterne.
Ud fra kundens behov og ønsker, tilføjer vi det forretningsteam fra Amestos side, der passer bedst til kundens forretningsprocesser og de løsninger, der skal implementeres. Teamet består typisk af en projektleder, 2-3 forretningskonsulenter og evt. en integrationsspecialist.
I projektopstartsfasen booker vi også de første workshopsessioner.
Vi starter alle projekter med en projektworkshop. En workshop har til formål at afdække kundens forretningsprocesser ned i de mindste detaljer, samt at identificere kundens værdiparametrene og de effektmål, der skal nås, efter at Visma.net har været på plads et stykke tid.
Normalt vil disse omhandle ønske om øgede digitalisering, optimerede forretningsprocesser som tidsbesparelser, lavere materialeforbrug, bedre arbejdsklima for medarbejdere, færre manuelle opgaver og bedre data til analyse.
I de tilfælde, hvor der skal integreres med andre systemer, afdækkes integrationsspecifikationerne ligeledes også i Workshopsene.
Efter endt workshop udarbejdes et projektdokument, kaldet PDD. Dette danner grundlag for hele projektet og implementeringen.
Når PDD er underskrevet af kunden, går vi videre med at oprette et testfirma på baggrund af denne. Vi holder sammen en række møder, hvor vi analyserer i dybden, hvad der skal konfigureres, for at virksomhedens processer understøttes på den bedste og mest effektive måde.
I denne fase importerer vi - for at have et godt grundlag for at teste løsningen - også et udvalg af reelle kunder, leverandører og varer for at give et billede af, hvordan det kommer til at se ud. Alle elementer testes både af os og af kunden, sådan at vi er sikre på, at de nødvendige flows vil blive understøttet af løsningen på den ønskede måde.
På dette trin opsætter vi visse automatiseringer i løsningen, og når kunden føler sig tryg ved løsningen, aktiverer vi flere automatiseringer.
Når alle testene er gennemført, og demoopsætningen med de konfigurationer og integrationer, der er lavet, er godkendt, opsættes livefirmaet. Vi gennemfører også grunduddannelsen med dem, der er superbrugere, samt eventuelle andre relevante anvendere i systemet.
Visma.net er nu live med bogføring, eventuelt lager og logistik. I løbet af de første dage sætter vi bankintegrationen op og står til kundens rådighed for driftssupport. I denne periode hjælper vi typisk også med at håndtere momsindberetningen, samt andre relevante processer for første gang.
I samarbejde med kunden, konsulenter og projektleder, aftales der en dato for overlevering projektet til support. For kontinuerligt at kunne hjælpe kunderne har vi en nordisk supportfunktion, hvis eneste opgave er at besvare kundernes spørgsmål og løse problemer, når de opstår. Indrapportering sker via vores kundeportal, og det er ligeledes her, at sagernes fremdrift kan følges. Vi løser løbende problemer på forskellige måder alt efter sagens karakter. Det kan være via e-mail funktionen i supportkanalen, via telefon, tilslutning via TeamViewer, eller et aftalt møde via Teams. Er der spørgsmål, som vi har brug for Vismas hjælp til at løse, tager vi Visma med på råd.
Hos Amesto følger vi med jævne mellemrum op på vores eksisterende kunders løsninger, for at sikre, at systemet altid lever op til jeres krav og behov, også når de ændres.
Kontakt os gerne for et uforpligtende møde om, hvordan implementering af Visma.net vil kunne forløbe i din virksomhed.