P2P - Processen fra indkøb til betaling af fakturaen

Mange virksomheder bruger i dag meget tid på manuel håndtering af indgående fakturaer, fordeling af fakturaer til godkendere, match af indkøbsordrer, kontering og bogføring af fragt/gebyr/afvigelser, samt betaling af disse efter godkendelse – Dette giver et stort tids- og ressourceforbrug.

OPNÅ KONKRETE BESPARELSER MED PAPERFLOW VS. MANUEL FAKTURAHÅNDTERING

Vi har talt med et udvalg af vores kunder og konklusionen er, at en manuel fakturahåndtering gennemsnitligt tager 14. min. Ved automatisk fakturahåndtering med Amesto Bilagscan bruger medarbejderen derimod ca. 3 min. pr. faktura. Hvis virksomheden månedligt håndterer 600 leverandørfakturaer får man følgende omkostninger:

• Pris pr. år ved manuel fakturahåndtering: : 549.360,-
• Pris pr. år ved 100% automatisk fakturahåndtering: 39.240,-

Årlig besparelse: 510.120,- 

HVORFOR ER DET VIGTIGT AT OPTIMERE DENNE PROCES?

• Frigivelse af tid i administrationen og i indkøbsafdelingen betyder, at virksomheden kan fokusere på andre opgaver, som giver direkte værdi i virksomheden (bedre indkøb, bedre rapportering, flere automatiseringsprojekter).
• Muligheder for at øge omsætningen uden at forøge den administrative byrde. En optimal P2P-proces betyder øget salg og dermed øget indkøb – IKKE et merforbug af ressourcer i administrationen til håndtering af de kommende fakturaer.

HVORDAN KAN VIRKSOMHEDEN SPARE TID OG HÆVE KVALITETEN?

6 punkter som forenkler betalingsprocessen/purchase to pay:

 1. Ensartet proces

En ensartet proces for modtagelse af indgående fakturaer fra alle leverandører (nationale og internationale) sikrer at virksomheden hurtigt og nemt kan få adgang til den indgående fakturas oplysninger. Forudsætningen er:

• Modtagelse af alle indgående kreditorfakturaer sker via en mailbox (invoice@firma.com) eller via Vans-leverandøren.
• Automatisk konvertering til XML-format (Peppol Bis EU-standard format) – et format som højst sandsynligt vil blive medtaget i den fremtidige EU-lovgivning.
• Formatet/filen indeholder selve PDF-fakturaen og eventuelle underbilag, så dokumentation bibeholdes.
• Automatisk import til virksomhedens workflowsystem (Visma Document Center).

 2. Gentagne fakturaer

Mange fakturaer kommer måned efter måned (husleje, forsikring, rengøring, mv.) og bliver konteret på samme måde hver gang – dette koster tid, men tidsforbruget kan minimeres:

• Automatisk håndtering af indgående fakturaer uden indkøbsordrer med forslag til kontering (på baggrund af viden om tidligere konteringer af samme type af fakturaer) og godkendelsesflow.
• Automatisk videresendelse til godkender, når godkender er fundet på fakturaen.

 3. 100% matchende fakturaer

75% af de indkommende fakturaer hos en gennemsnitlig handels-/produktionsvirksomhed i Danmark kommer på baggrund af afsendte godkendte indkøbsordrer, dvs. data som er indtastet i virksomhedens eget system. Langt de fleste (+90%) af indkommende fakturaer kan matches 100 % på linjeniveau. Hvis disse 100% matchende fakturaer automatisk kunne bogføres ville man spare tid både i bogholderiet og indkøbsafdelingen og samtidigt undgå dobbeltgodkendelse af et allerede godkendt indkøb og få en bedre likviditetsstyring. Det kan virksomheden opnå ved:

• God datakvalitet på stamdata på produkter og priser.
• God kvalitet ved udarbejdelse af indkøbsordren.
• Hvis indkøbsordren er korrekt, bliver fakturaprocessen også automatisk.
• Automatisk match af indkøbsordrer på linjeniveau.
• Automatisk bogføring af matchende indkøbsordrer på linjeniveau.
• Automatisk kontering af fragtgebyr, hvis fragt er specificeret på fakturaen.
• Bedre likviditetsstyring da indkøbet matcher fremtidige likviditetstræk og dermed er kendt på forhånd.

 4. Afvigelseshåndtering

Mindre afvigelser på få øre/kroner koster meget tid i bogholderiet, og ofte koster en minimal afvigelse mere i tid end hvad afvigelsen beløber sig til (her bør man tænke på væsentlighedsprincippet – Hvad giver det virksomheden af værdi – ”Hvad koster min tid?). Gør op med bogholderihysteriet om, at alt skal stemme på øre.

• Afvigelseshåndtering pr. leverandør pr. linjeniveau i både beløb og i procent skal sættes op.

 5. Genfindelse af fakturaer

Udnyt den unikke mulighed for genfindelse af fakturaen på både varetransaktioner, indkøbsordrer, finanstransaktioner, leverandørtransaktioner, projekter, mv. via virksomhedens rapporteringssystem eller i Visma Business:

• Når man kan bruge elektroniske workflowsystemer, som indeholder både faktura fra varekreditorer og almindelige kreditorer giver det alle i virksomheden mulighed for at genfinde den originale faktura via unikke nøgler (leverandør fakturanummer, ordrenummer, projekt, internt bilagsnummer, tekst, mv.). Det kan alle medarbejdere gøre, og det betyder, at virksomheden ikke skal bruge administrationstid på dette.
• Det kan gøres 24*7 fra ERP-systemet eller via rapporteringssystemet (elektronisk genfindelse sparer tid og giver adgang til oplysninger, når de skal bruges).

 6. Automatisk betaling

Automatisk betaling af kreditorfakturaer efter forfaldsdato med betalingsgodkendelse i ERP-systemet, uden manuel import af bankfiler til banksystemet:

• Når en faktura er godkendt internt, skal den bare betales, og det skal være nemt og med minimal håndtering.
• Derfor skal der ske en automatisk overførsel til bank, hvor firmaets prokuraregler overholdes (intern godkendelse, betaling af kreditor).
• Endvidere sikrer virksomheden, at alle betalingsforpligtigelser overholdes, uden at man går på kompromis med kvaliteten (besparelse af tid med samme høje sikkerhed og overholdelse af aftaler med leverandører).

PAPERFLOW

Amesto Solutions har samlet ovenstående 6 punkter i én løsning: PAPERFLOW

Her opnår din virksomhed tidsbesparelse, højere sikkerhed og giver mulighed for mere fokus på virksomhedens kerneopgaver, og der frigives interne ressourcer til vækst i virksomheden.

Kontakt os i dag på solutions@amesto.dk og hør mere om, hvordan du kommer i gang med optimering af din virksomheds betalingsproces.