Hvordan sikre ROI ved flytning til skyen?
Beregning af det forventede afkast ved at flytte til skyen kan være en krævende affære. Migration fra anlægsudgifter til driftsudgifter kan ses som omkostningsbesparende faktorer, men skal samtidig holdes op imod implementeringsomkostninger, migreringsomkostninger og ændrede arbejdsmetoder i virksomheden. Regnskabsbilledet er komplekst, og for at sikre ROI skal du tage højde for ændringer på flere områder i virksomheden.
FRA SERVER TIL SKYEN
Det er ingen hemmelighed at det at det koster at eje, leje eller drifte sin egen serverpark. Høje krav til både sikkerhed og opdateringer kræver tid og ressourcer. Men med en abonnementsmodel i skyen vil du i større grad opleve forudsigelighed gennem licens- og opgraderingsløsninger, samtidig med at du kan re-allokere ressourcer til andre værdiskabende opgaver i virksomheden.
Noget af det bedste ved at have sit system i skyen er, at leverandøren jævnlig kommer med automatiske opdateringer, noget som sikrer at du altid har adgang til den nyeste version og de nyeste teknologier. Med opdateringerne kommer fx. nye funktionaliteter som er opdateret i henhold til statslige krav og reguleringer, således at de ansatte i behøvet at bruge tid på, om de arbejder indenfor lovens forskrifter.
Med et skybaseret system lægges der som udgangspunkt op til en bedre arbejdsgang, hvor rutinemæssige arbejdsopgaver i stedet erstattes med automatiserede processer. Opgaver som ind- og udbetalinger, rykkere, inkassobeskeder og rejsefakturaer gøres automatiske, så medarbejderne kan bruge mere tid på værdiskabende opgaver. Det giver bedre skalerbarhed og lavere omkostninger.
HVORDAN MÅLER DU ROI?
For at kunne beregne ROI, anbefaler vi at du først laver en grundig analyse af den eksisterende metodik i virksomheden. Fordrer migrering til skyen kun en ”lift-and-shift” og flyt af eksisterende arbejdsmængder eller forventer du også en ændring i den operationelle drift?
Du bør analysere hvordan værktøjer, systemer og infrastruktur udnyttes i dag og hvor meget tid, som bruges på systemdrift og opfølgning, samt hvad de forventede tids- og omkostningsestimater vil være ved at flytte til skyen.
Hvis du leder efter øjeblikkelige besparelser, skal du passe på med at have for tidlige forventninger. Afkast bør kun overvejes efter en given periode, og især efter en periode med ændringer. Hvis besparelsen ender med ikke at være så høj som forventet, kan det skyldes, at beregningerne ikke er foretaget korrekt, eller at du har undervurderet afgørende faktorer.
Ved at gå fra en investeringsmodel til en driftsomkostningsmodel, vil udgifterne flytte sig. Ikke kun i en afdeling, men på tværs af virksomheder. Derfor bør du foretage vurderinger på forhånd, og aktivt følge forandrings- og udviklingsfasen. Hvis du gør dette, kan det være lettere at både måle og øge ROI, ikke kun fordi du ser, hvad omkostningsdriverne er, men også fordi du lettere kan se, hvor du kan foretage justeringer og spare.
Problemet med at måle ROI i skyen er, at det er vanskeligt nøjagtigt at vurdere og tildele en værdi til alle besparelserne. Blot at sammenligne med statiske omkostninger såsom serverdrift osv. Vil ikke være 100% korrekt, fordi transformationen skaber et nyt omkostningsbillede. Så du skal se på, hvad der nu koster penge og holde det op mod de frigjorte omkostninger.
ÆNDRET OMKOSTNINGSBILLEDE
En vigtig forskel vil være at gamle omkostninger erstattes med nye omkostninger. Det du tidligere brugte på drift og vedligehold af serverparken, er nu delvist gået over til månedlige udgifter til drift i skyen. Teoretisk set har du altså sparet her. Men hvad med ressourcerne som tidligere har vedligeholdt servere? Normalt re-allokeres de, og vil med andre ord fortsat være en omkostning for virksomheden. Det mange i praksis oplever er, at de udsætter den næste ansættelse, og det i sig selv kan bidrage ganske godt til øget ROI.
Et af de store problemer i forhold til at vurdere hvor økonomisk effektiv en overgang til skyen er, er at beslutningen om at flytte til skyen ofte går hånd i hånd med andre ændringer: måske en reorganisering af afdelingen, et nyt tværgående projekt eller et skifte i arbejdstid og praksis. Opgaven er således at skille disse ændringer fra udviklingen i infrastrukturen.
Det interessante er, at arbejdsmængden som flyttes til skyen er afgørende for om den skybaserede tjeneste vil give positivt eller negativt afkast. Flytter du kun en lille del over i skyen, vil du formentlig ikke se det store afkast. Men for hver gang du øger arbejdsmængden i skyen, vil du se øgede omkostningsbesparelser og øget afkast, men kun se en lille øgning af de operationelle skyomkostninger. Normalt anslår vi at du bør flytte 20-40% af arbejdsmængden for at kapitalisere på at flytte til skyen.
DU SKAL IKKE VÆLGE EN LEVERANDØR
Vælg en sparringspartner! Skal du nå din målsatte ROI er det vigtigt at du finder en samarbejdspartner som kan hjælpe dig til at tage de rette valg, og guide dig gennem junglen af tilbud. Ser du bare på det nye, uden at tage højde for den eksisterende drift, risikerer du at opnå det forkerte afkast.
Generelt ser vi en klar tendens i investeringer i sky-teknologi og en tendens til at skifte fra enkeltbaserede skysystemer til multisky-strategi. Dette er noget, du bør overveje, når du vælger din udbyder. Hvis du vælger den forkerte, risikerer du at låse dig fast i et værktøj, der ikke giver dig de rigtige betingelser for at vokse. Det er derfor vigtigt at lave grundig research, så du kan finde et system, der kan vokse med dig.
Hos Amesto hjælper vi vores kunder med at optimere deres sky-tjenester, så de kan reducere deres omkostninger og øge ydelsen. Vi udfordrer vores partnere til at tænke nyt og finde de bedste løsninger for dig.
