SIMPLIFYING BUSINESS
Lovkravene til digitale bogføringssystemer
Hvem har ansvaret?
Simplifying Business
Registrerede vs. ikke-registrerede digitale bogføringssystemer
Digitale bogføringssystemer er afgørende for virksomheder, der ønsker at opfylde kravene i bogføringsloven. De muliggør korrekt bogføring, sikker opbevaring af bilag og giver virksomheder adgang til væsentlige fordele som automatisering og compliance.
Hvad er et registreret bogføringssystem?
Et registreret bogføringssystem er et bogføringssystem, som er kontrolleret af Erhvervsstyrelsen, udfra om det lever op til lovkravene. Alle registrerede bogføringssystemer, figurerer i fortegnelsen hos Erhvervsstyrelsen.
Fordele ved at vælge et registreret system
Mindre og mellemstore virksomheder kan drage fordel af at vælge et registreret digitalt bogføringssystem:
- Compliance: Sikrer, at alle krav automatisk opfyldes.
- Tidsbesparelser: Mindre ansvar for teknisk compliance.
- Effektivitet: Automatiserede funktioner og integration med øvrige systemer.
Hvad er et ikke-registreret bogføringssystem?
Mens registrerede bogføringssystemer sikrer, at udbyderen lever op til lovens krav, ligger ansvaret ved brug af ikke-registrerede systemer hos virksomheden.
Grundlæggende krav til bogføringssystemer
Alle systemer skal:
- Understøtte korrekt bogføring af transaktioner og sikker opbevaring af bilag.
- Opfylde IT-sikkerhedsstandarder, inkl. sikkerhedskopiering.
- Understøtte automatisering af administrative processer.
Virksomheder er forpligtede til at:
- Bogføre alle transaktioner digitalt.
- Opbevare transaktioner og bilag i det digitale bogføringssystem.
Visma Net er et komplet, skybaseret og standardiseret ERP-system, som er skræddersyset til automatisering og integrerede forretningsprocesser.
Visma Net er et registreret bogføringssystem, og Amesto Solutions er certificeret partner med Visma.
Bogføringstekniske krav
Det skal dit digitale bogføringssystem leve op til.
Transaktionsdato
Registrering af betalingsdato, købsdato eller anden relevant dato.
Beløb
Et felt til at angive transaktionsbeløbet.
Bilagsnummer
Et unikt nummer til identifikation af bilaget.
Transaktionstekst
En beskrivende tekst, der forklarer transaktionen.
Transaktionsdagens kurs
Angivelse af valutakurs, hvis transaktionen ikke er i DKK.
Registreringsdato
Systemet skal automatisk tildele en dato for, hvornår transaktionen er bogført.
Unikt ID
Hver transaktion skal have et fortløbende nummer eller ID.
Initialer
Registrering af initialer på den person eller software, der har bogført transaktionen.
Simplifying Business
Krav til udvidelser og tredjepartsapplikationer
Udvidelser
- Moduler til regnskabs- eller skattemæssige funktioner, som ikke omhandler bogføring og bilag, er ikke omfattet af bogføringsloven.
Tredjepartsapplikationer
Virksomheder, der bruger tredjepartsapplikationer (fx til webshops eller medarbejderudgifter), skal sikre, at:
- Data fra applikationer overføres til det digitale bogføringssystem.
- Tredjepartsmoduler som fx e-fakturering opfylder krav til IT-sikkerhed og sikkerhedskopiering.
Valgmuligheder for integration:
- Overførsel af data fra tredjepartsapplikationer til et registreret system.
- Kombinerede systemer, hvor virksomheden selv sikrer, at alle krav opfyldes.
Fordele ved at vælge et registreret system
Mindre og mellemstore virksomheder kan drage fordel af at vælge et registreret digitalt bogføringssystem:
- Compliance: Sikrer, at alle krav automatisk opfyldes.
- Tidsbesparelser: Mindre ansvar for teknisk compliance.
- Effektivitet: Automatiserede funktioner og integration med øvrige systemer.
Simplifying Business
Overholder dit bogføringssystem lovgivningens krav?
Udfyld formularen og kontakt os, så hjælper vi dig!