Der findes en række forskellige ERP-systemer på markedet, og det kan for mange være svært at vide, hvilket man skal vælge. Har du brug for hjælp til at afgøre, hvilket system der passer bedst til din virksomhed, står vi altid klar til at besvare eventuelle spørgsmål, du måtte have. Og ønsker du en gratis, uforpligtende demo af Visma.net, et af Nordens bedste ERP-systemer i skyen, er det bare at kontakte os. Held og lykke!
GUIDE
Derfor skal du flytte jeres ERP i skyen
Du er her:
People, planet og profit
Derfor bør din virksomhed flytte ERP-systemet til skyen.
Stadig flere virksomheder begynder nu at indse alle de fordele, der følger med at flytte deres forretningssystem til skyen. I 2012 brugte omkring 26 procent af virksomhederne i den offentlige sektor cloudtjenester, mens tallet i dag nærmer sig 90 procent. Har din virksomhed råd til ikke at følge med i udviklingen?
De tre mest åbenlyse fordele, virksomheder opnår ved at skifte fra et lokalt installeret ERP-system til et skybaseret ERP-system, er øget rentabilitet, bedre likviditet og højere produktivitet. Men før vi forklarer, hvordan man når så lang, skal vi først se nærmere på, hvad der egentlig er den store forskel på de to forskellige løsninger.
ON-PREMISE ERP
On-prem, dvs. lokalt installerede ERP-løsninger er ofte ældre systemer med store serverparker og en kompleks softwarestruktur, hvor driften ofte outsources til et eksternt ASP-center. Med den type løsning skal du have adgang til et teknisk IT-team, der overvåger og vedligeholder systemet for at sikre driften. Der følger også forskellige opstarts- og driftsomkostninger med, fx relateret til hardware, servere og softwarelicenser.
Du er også ansvarlig for sikkerheden, og opdateringer skal udføres manuelt af din virksomhed eller med hjælp fra en konsulent. Dette kan tage lang tid og resultere i store omkostninger. Derudover skal du sørge for at have egen hardware og alle platforme selv, hvor vedligeholdelsesansvaret også ligger hos dig.
CLOUDBASERET ERP
Med en cloudbaseret løsning drives tjenesten i skyen, hvor alle opdateringer sker automatisk og uden ekstra omkostninger for dig. Du betaler kun den månedlige afgift for at bruge softwaren, som er tilgængelig via browseren. Så slipper du for at bekymre dig om uforudsete udgifter til serverudskiftning eller softwareopdateringer. Du vælger simpelthen antallet af licenser, du har brug for, og tilføjer funktionaliteter efter behov.
Med et skybaseret ERP-system kan du også integrere andre løsninger, du er tilfreds med, som fx et lønsystem, HR-system eller en lagerstyringsløsning. Leverandøren af ERP-systemet har ansvaret for datasikkerheden og opdatering af servere og hardware/software, hvilket frigiver tid, som medarbejderne kan bruge på mere væsentlige opgaver. Derudover har alle ansatte realtidsadgang til systemet fra alle enheder; det eneste, de behøver, er internetadgang.
SÅDAN VED DU, AT DET ER TID TIL FORANDRING
Hvis du oplever, at informations- og procesflowet i din virksomhed er ineffektivt, og at der bruges meget tid på manuelle rutiner, kan det ofte være en indikator for, at det kan betale sig at skifte til et cloudbaseret ERP-system. Det samme gælder, hvis virksomheden oplever meget nedetid pga. diverse opdateringer og installationer. Her er nogle yderligere tegn på, at det kan være tid til at overveje et skifte:
- I bruger flere systemer til at administrere forskellige afdelinger, men systemerne kommunikerer ikke med hinanden. Det resulterer i tab af kritisk information og beslutninger truffet på et forkert grundlag.
- I bruger forskelligt softwares, som I skal opgradere jævnligt.
- I har høje vedligeholdelses- og licensomkostninger.
- I har dårlig eller ingen oversigt over IT-omkostninger.
- I bruger en leverandør, der ikke leverer tilfredsstillende opgraderinger eller brugergrænseflader.
Ved nærmere undersøgelse vil du muligvis opdage, at flere processer i virksomheden er både besværlige og tidskrævende. Med tiden vil du sandsynligvis også finde, at det eksisterende system ikke længere kan tilpasses eller skræddersyes. Og som virksomheden vokser, får du måske behov for at give flere brugere adgang til forretningssystemet. I så fald er et clodbaseret ERP-system vejen frem.
Ti grunde til at skyen er bedst
Er du stadig ikke helt overbevist om, at du bør flytte dit forretningssystem til skyen? Her giver vi dig i så fald ti gode grunde, som måske gør valget lettere for dig:
1. Du får et mere overskueligt prisbillede, da du kun betaler et fast beløb om måneden. Du kan altså stoppe med at bekymre dig om omkostninger relateret til f.eks. udskiftning af servere og i stedet simpelthen kun betale for det, du faktisk bruger.
2. Du får en mere fleksibel og effektiv løsning, fordi du nemt kan tilføje forskellige funktionaliteter. Via automatisering kan systemer tilpasses din virksomheds arbejdsflow og forretningsprocesser. Med en cloudbaseret løsning har du også altid adgang til den nyeste og mest opdaterede version og teknologi, hvor de ansatte får adgang via en browser på alle enheder.
3. Du kan vinke farvel til alle opgraderinger, da det er leverandøren, der har ansvaret for servere, backup-rutiner og installationer. Du behøver altså ikke at bekymre dig om de traditionelle udfordringer, der ofte er forbundet med en lokalt installeret ERP-løsning, f.eks. dyre opgraderinger og uendelige konsulenttimer.
4. Du kan stole på, at dine data er sikre. Leverandørerne, der driver ERP-systemet for dig, har meget høj IT-kompetence og tester løbende kildekoder og tredjepartskomponenter for at sikre, at systemet er beskyttet mod eksterne trusler.
5. Du får en mere skalerbar løsning, fordi ERP-systemet kan udvides i skyen, efterhånden som din virksomhed vokser. Har du brug for flere integrationer – for eksempel med andre kernesystemer – er det bare at kontakte din leverandør, som derefter aftaler et møde med dig for at finde forskellige løsninger på dine behov.
6. Du sparer tid og ressourcer, da tidskrævende arbejdsopgaver bliver automatiserede, f.eks. ind- og udbetalinger, fakturering, godkendelse af fakturaer, rejseafregninger samt rykkere og inkasso. Dette gør, at medarbejderne i stedet kan fokusere på det, der virkelig tæller: at skabe værdi og øge rentabiliteten for din virksomhed.
7. Du får bedre overblik over dine data, fordi den cloudbaserede ERP-løsning viser dig rapporter og ændringer i projekter eller dokumenter i realtid. Medarbejderne kan desuden nemt samarbejde på tværs af landegrænser og træffe vigtige forretningsbeslutninger baseret på opdaterede i stedet for historiske data.
8. Du får systemer, der taler sammen, og muligheden for at implementere forskellige integrationer med avancerede funktionaliteter på både administrations-, ledelses- og medarbejderniveau.
9. Du arbejder i én og samme løsning, hvor virksomhedsdata ikke længere behøver at være spredt i forskellige Excel-dokumenter eller bag forskellige logins. På den måde får medarbejderne en lettere arbejdsdag og fuldt indblik i deres eget arbejdsforhold.
10. Du bidrager til en bæredygtig fremtid ved at udnytte alle de muligheder, digitaliseringen giver os. En digital forretningsstrategi bør være grundpillerne i enhver virksomheds forretningsstrategi.