Frellsen Kaffe: Elektroniske følgesedler sparer mange timer hver dag.

Ledelsen hos Frellsen er gået fra gammeldags gefühl til at ha’ håndfast viden via Visma Business. Virksomheden håndterer årligt ca. 50.000 følgesedler elektronisk, og det sparer både tid og øger servicen over for kunderne. Følgesedlerne bruges nemlig som faktureringsgrundlag og som opslagsværk, hvis kunder ringer og spørger om detaljer ved en levering osv.

Da Visma Business flyttede ind hos Frellsen, var der tale om et markant udviklingsspring fra en mere primitiv AS32-løsning til den nuværende avancerede og integrerede løsning.
- Selvfølgelig kunne jeg undvære systemet, men så ville jeg bare blive nødt til at gå rundt og spørge en hel masse mennesker hele tiden, om hvordan status er på det og det. Det gjorde den tidligere generation jo. Forskellen er nok, at den tidligere generation havde en masse ”gefühl”, mens jeg har en masse underbygget detail-viden.

Sparer en mindre formue
- Visma Business kan alt det, vi har brug for – også e-fakturering til vores mange kommunale kunder, der blev indført som krav i 2004-05. E-faktureringsløsningen i Visma Business sparer os for en mindre formue på 8-9 kroner pr. faktura.
- Udover at styre vores bogholderi og fakturering sikrer Visma Business, at der er fuldstændig gennemsigtighed i hele vores interne proces- og logistikflow, og jeg kan her fra skærmen i mit kontor følge alt, hvad der foregår fra lager til salg og levering. Jeg kan f.eks. se hver enkelt sælgers data og få et billede af, hvordan salget går, og om vi når vores interne servicemål, siger Henrik Frellsen.

Elektroniske følgesedler
Før Visma Business brugte Frellsens chauffører et kvarters tid hver dag på at udarbejde følgesedler og lister over dagens kundebesøg. Det er slut i dag, hvor de får følgesedlerne genereret automatisk fra Visma Business.
- Vi har 11 chauffører, og det svarer til, at vi bare dér sparer 11 x 15 minutter hver dag, alene på den procedure, siger Henrik Frellsen og tilføjer, at følgesedlerne efterfølgende scannes ind via Visma Document Center.
 - 40-50.000 følgesedler håndterer vi elektronisk om året, og det sparer os tid, for de bruges som faktureringsgrundlag og som opslagsværk, hvis kunder ringer og spørger om detaljer ved en levering osv., fortæller Henrik Frellsen. Han er, oplyser han, glad for samarbejdet med Amesto Solutions.
- Man kan mærke, at f.eks. både Klaus, Stefan og Ole synes, at det er sjovt og spændende at arbejde med os og finde gode løsninger, der virker, slutter Henrik Frellsen.

Læs hele casen her