10 tips til bedre kundeservice.

1. Giv kunderne mulighed for at kontakte dig på flere måder

Få ting er mere irriterende end at bruge tid på at komme i kontakt med kundeservice i en virksomhed, når du har brug for hjælp.

Du bør tilstræbe, at hver enkelt kunde kan nå dig på telefon, e-mail, chat, web og via de sociale medier. Det er vigtigt at tilbyde de kanaler, som kunderne bruger. Hvis de er aktive på Facebook, opretter du en simpel rutine til at håndtere henvendelser derfra.

Nutidens digitale kommunikation bliver stadig mere kompleks. Det er egentlig ikke et problem. Det gør det derimod nemmere for din virksomhed at tilbyde kunderne, at de kan tale med dig på præcis den kanal, de foretrækker.

2. Fortæl kundernea t du har modtaget deres forespørgsel

Uanset om kunden kontakter dig via telefon, e-mail, webformular eller på sociale medier, så send altid en besked om, at henvendelsen er registreret. Inkluder et sagsnummer og en kontaktperson.

Derved undgår du kunder, der forgæves sidder ved telefonen og venter på, at kundeservice ringer tilbage, fordi de tror, ​​at der er nogen, der arbejder på den sag, de lige har anmeldt.

3. Håndter alle sager, og løs dem hurtigt

Du bør altid forsøge at løse hvert enkelt problem, og ikke kun prioritere de enkleste henvendelser først. Brug gerne løsninger til at systematisere og effektivisere dette arbejde. Hvis "kedelige" henvendelser altid ender i bunden af ​​bunken, er chancerne gode for, at din virksomhed får mange utilfredse kunder.

4. Vær ikke bange for at kommunikere med dine kunder

Send gerne kunderne en oversigter på e-mail om deres sag, og hvad du har gjort for at løse den. Mange kunder kan hurtigt glemme, hvorfor de kontaktede kundeservice til at begynde med. Det er nemt at glemme i en travl digital hverdag

Brug et CRM-system til at holde styr på kundedialogen. Den korrespondance kan du bruge til at minde kunderne om, hvad sagen drejer sig om. Ved at gøre dette får du et dobbelt udbytte: Kunderne og du bliver mere effektive i samarbejdet om at løse sagen, og kunderne føler sig prioriteret og værdsat. 

Med det rigtige CRM-system er det lettere at levere god kundeservice. 

5. Spørg kunderne om, hvad de mener om kundeservice

Mål kundetilfredshed, det er der smarte værktøjer til. For selvom det ser ud til, at det går helt fint, kan der ulme noget under overfladen. Uden indsigt er det blot perception, og der er ikke grundlag nok til at vide, hvad der kan forbedres.

6. Inspirer dine kunder og giv dem gode råd

Sæt dig en målsætning om at blive en troværdig rådgiver inden for dit felt. Giv dine kunder tips og råd til, hvordan du bliver mere effektiv. Eller kom med ideer til, hvordan de kan øge salget eller spare omkostninger.

Det koster måske lidt ekstra at gøre dette, men resultatet er det værd. For hvis det lykkes, vil du virkelig bringe dine kunder tættere på dig, og give dem endnu en grund til at være loyale over for din virksomhed.

7. Sørg for at kunden er tilfreds med den løsning du giver dem

Er det en ny kunde, der har købt noget, eller en kunde, der er utilfreds, bør du have en rutine, som du efterfølgende løbende følger op på for at tjekke, om løsningen virker, og at kunden er tilfreds. På den måde viser du, at du gerne vil leve op til kundens forventninger.

8. Husk at takke dine kunder

Det er vigtigt ikke at tage kundeloyalitet for givet. Vis, at du værdsætter dem som kunde, og sig tak.

En tak kræver minimale ressourcer, men er meget effektiv. Det skal ikke kun være i forbindelse med henvendelser, men også i det hele taget. Husk fx. at ønske dem en glædelig jul, en god påske eller en god sommer, eller sig tak, når I sammen har nået noget i et fælles projekt.

9. Hold det du lover

Giv kun løfter, som du er sikker på, at du eller din virksomhed kan holde. Det er bedre at antage, at kunderne har lave forventninger og nemmere at arbejde hårdt for at overgå forventningerne end for at skulle møde dem. På den måde kan du altid levere, hvad du har lovet (og måske endda lidt ekstra). Så vil kunderne med rette stole på dig. Holder du ikke dine løfter, vil kunden forsvinde før eller siden.

10. Forbered dig grundigt før møder, og spørg mere

Når du møder en kunde, bør du bruge tid på at lave en liste med spørgsmål. Spørgsmålene vil hjælpe med at opbygge relationer. De vil også gøre det lettere for dig at forstå deres situation og behov. Du behøver ikke stille alle spørgsmålene til kunden, men ved at vise, at du har forberedt dig og gerne lytter til, hvad de interesserer sig for, får du ekstra tillid.

Ved at gøre dette slipper du for at snakke forbi dine kunder eller sælge dem noget, de ikke har brug for. Du vil hellere vise det modsatte, at du faktisk holder af kunden.